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Consultation de la thèse papier

Le dépôt d'un exemplaire de votre thèse au format papier aux Bibliothèques est obligatoire depuis 1991.  Cet exemplaire doit être remis au secrétariat en même temps que les exemplaires destinés à votre jury.  Prévoyez donc au moins six copies papier de votre thèse.

Sur le contrat, vous serez invité à préciser si la consultation de cet exemplaire papier est autorisée ou refusée.  Sachez que la consultation autorisée est dans la pratique très restrictive : votre thèse papier sera accessible uniquement dans les locaux des Bibliothèques (pas d'emprunt possible), aux lecteurs inscrits et pour une journée au maximum.  Aussi, afin de pouvoir garantir un accès minimal aux résultats de la recherche doctorale aux membres de la Communauté Universitaire, les Bibliothèques insistent-elles pour que vous autorisiez la consultation de cet exemplaire papier de votre thèse, à moins que vous ne soyez tenus par le respect de clauses de confidentialité (financement privé de la thèse, brevet).

Consultation de la version électronique

Le dépôt de la totalité de votre thèse, assorti d'un accès minimal à votre table des matières, est obligatoire depuis le 17 septembre 2007.
Sur votre contrat, vous serez invité à préciser un type d'accès pour votre thèse. Trois modes de diffusion vous sont proposés :

• accès public à toute la thèse sur Internet, sans restriction
• accès à toute la thèse, mais limité à l'Intranet de l'Université (il faut être connecté à un ordinateur sur le campus pour accéder au contenu de la thèse)
• accès mixte : des accès variés aux différentes parties de la thèse, sachant que la mise en ligne de la table des matières, au minimum en accès limité à l'Intranet de l'ULB, est obligatoire.  Par exemple, vous pouvez demander que votre table des matières soit accessible au public (accès Internet) et que le reste de la thèse ne soit pas publié (accès bloqué).

Si vous optez pour l'accès mixte, précisez alors clairement sur votre contrat les parties de votre thèse que vous souhaitez mettre en accès public, en accès limité à l'Intranet de l'Université ou en accès bloqué (pas de diffusion). 

Si vous choisissez de bloquer l'accès à certaines parties de votre thèse, vous pouvez également indiquer une durée durant laquelle cette interdiction est valable.  Passé ce délai, le gestionnaire de la Faculté pourra ouvrir l'accès à la partie bloquée de la thèse selon les modalités indiquées sur votre contrat.

Vous pouvez tout à fait opter pour des options de consultation différentes des versions imprimée et électronique de votre thèse : comme indiqué ci-dessus, la consultation de la thèse imprimée se pratique dans des conditions très restrictives.  Par contre, opter pour une consultation en accès public ou limité l'Intranet à la totalité de la version électronique de votre thèse équivaut dans la pratique à une publication.  A la contrainte liée au respect d'éventuelles clauses de confidentialité se rajoute donc, pour la thèse électronique, celle matérialisée par les éditeurs : 

• si vous souhaitez publier votre thèse par la suite, les éditeurs sont susceptibles de refuser car votre thèse se trouve déjà en accès gratuit sur le Web. 
• si vous avez déjà publié certaines parties de votre thèse sous forme d'articles, au contenu similaire (même trame) à celui de votre thèse et que vous avez cédé vos droits à l'éditeur, vous devez obtenir son autorisation pour pouvoir mettre les parties concernées en ligne dans Bictel/e.  De nombreux grands éditeurs fournissent néanmoins des autorisations de facto, qui se trouvent recensées sur le site  Romeo/Sherpa.

Pour plus d'informations, consultez le petit guide juridique du Département Recherche ci-dessous ou contactez Julie DUMONT, juriste dans ce Département, au 02/650 45 77 ou sur  jdumontadmin.ulb.ac.be.

Présentation

Lorsque vous publiez votre thèse dans le répertoire de l'ULB, vous demeurez détenteur des droits sur votre oeuvre. Vous devez donc marquer votre accord à la diffusion du document en approuvant les dispositions légales proposées par l'ULB dans un  contrat que vous signerez lors du dépôt de votre thèse papier [procédure valable uniquement pour les doctorants]. Vous serez également amené à y préciser l'accès choisi pour votre thèse.  

Les éléments contenus dans cette rubrique vous éclaireront quant à vos droits en matière de publication et de confidentialité.  

Conformément à la loi du 30 juin 1994, le règlement en matière de propriété, de protection et de valorisation des résultats des recherches effectuées à l'Université Libre de Bruxelles stipule que les chercheurs, en ce compris les doctorants, sont et restent titulaires de leurs droits d'auteur attachés aux résultats de leurs recherches. Les logiciels sont cependant exclus de cette mesure, ceux-ci appartenant dès lors à l'Université. De même, les résultats de recherches protégeables par tout autre droit de propriété intellectuelle que le droit d'auteur appartiennent à l'Université. Il est fréquent que des mêmes résultats soient soumis à plusieurs protections différentes lesquelles se superposent. C'est par exemple le cas de résultats scientifiques innovants qui peuvent faire l'objet d'une protection par brevet et également faire l'objet de publications, sujettes aux droits d'auteurs. L'ULB sera dans ce cas propriétaire des résultats de recherche et titulaire du brevet, tandis que le chercheur sera titulaire des droits d'auteurs relativement à son article, c'est-à-dire à la formalisation écrite de ses recherches.  

Rappelons toutefois que le règlement en matière de propriété, de protection et de valorisation des résultats des recherches effectuées à l'Université Libre de Bruxelles oblige la divulgation des résultats valorisables au Département recherche de l'Université avant publication ou toute autre divulgation.  

Publications et droits d'auteur

Les doctorants étant titulaires de leurs droits d'auteurs, la faculté de publier leur appartient.

Publication antérieure

La publication effectuée dans le cadre d'une relation contractuelle entre le doctorant et un éditeur entraînera cependant le plus souvent une cession, partielle ou totale, de ses droits d'auteurs par le doctorant à son éditeur.

En cas de cession totale des droits d'auteur, le doctorant n'aura plus la possibilité de publier son oeuvre telle quelle (il pourra cependant réutiliser le contenu, ses idées mais il ne pourra utiliser une trame identique à celle de l'oeuvre cédée à l'éditeur) et il devra en tenir compte relativement à la mise en ligne éventuelle de sa thèse ou de son oeuvre en général. Cela vaut également pour toute publication via un média autre qu'Internet.

En cas de cession partielle de ses droits d'auteur, le doctorant pourra éventuellement se réserver la faculté de publier sa thèse ou son oeuvre, en tout ou en partie, sur Internet ou via un média autre, pour autant que cette possibilité ait été reconnue et autorisée par l'éditeur.

[Note des Bibliothèques : si vous avez publié votre thèse sous forme d'articles et cédé vos droits à l'éditeur, sachez que de nombreux grands éditeurs fournissent des autorisations de facto qui vous permettent de publier votre thèse sur un site web institutionnel tel que Bictel/e.  Ces autorisations se trouvent recensées sur le site  Romeo/Sherpa].

Publication postérieure

Si le doctorant n'a pas cédé ses droits à un éditeur alors que sa thèse est mise en ligne sur le site de l'Université, cela ne l'empêche en rien de conclure un contrat d'édition portant sur le même objet : en effet, en cas de publication de sa thèse par l'Université, le doctorant reste titulaire de tous ses droits d'auteurs, aucune cession de droits n'étant opérée au profit de l'ULB. Il reviendra cependant au doctorant de s'assurer lors de la conclusion de son contrat d'édition que celui-ci reconnaît que la thèse a déjà fait l'objet d'une publication sur le site web de l'Université, celle-ci étant titulaire d'une licence non-exclusive.

Publications et droits de propriété industrielle

Dans certains cas, une thèse, protégée en tant que telle par le droit d'auteur peut contenir des résultats d'ordre « technologique » pouvant faire l'objet d'une protection via un brevet, une marque, un dessin ou un modèle.

Les résultats incorporés dans cette partie de la thèse, ne peuvent être publiés sans l'accord préalable de la Cellule Recherche car ils sont, en vertu du règlement en matière de propriété, de protection et de valorisation des résultats des recherches, la propriété de l'ULB. Le doctorant doit donc avertir l'Université de l'existence de ces résultats. L'Université évalue alors l'opportunité de protéger ou non ces résultats et les possibilités de les valoriser. Dans certains cas, la nécessité de protéger les résultats ainsi que la stratégie de valorisation qui sera adoptée nécessitera de garder une partie de la thèse confidentielle ou de postposer la publication. Celle-ci ne pourra alors pas être mise en ligne intégralement.

Bien entendu, le premier contact du doctorant concernant les aspects liés à la propriété intellectuelle est le promoteur de thèse.

Publications et financement externes

Dans certains cas, le financement de la thèse de doctorat est réalisé grâce à des fonds externes à l'Université. Les bailleurs de fonds assortissent généralement leur financement de conditions. Celles-ci varient essentiellement en fonction du caractère public ou privé de l'origine des fonds.

 S'il s'agit de pouvoirs publics

• aucune contrainte générale en matière de publication sauf la protection de la propriété intellectuelle des résultats n'est imposée aux assistants, aspirants FNRS, boursiers FRIA, etc... Au contraire, ils sont encouragés à publier leur thèse. Il en va de même pour les doctorants financés par les PAI, ARC et Mini ARC.
• dans le cas où le financement de la thèse a été assuré par des fonds publics, il y a lieu de se référer aux conditions d'octroi de ces moyens. Ainsi, les résultats acquis dans le cadre d'un travail d'expertise (marchés publics...) peuvent être soumis à certaines contraintes de publications.

Ici aussi, le doctorant doit s'informer auprès de son promoteur. En cas de doute, la Cellule Recherche fournira l'assistance nécessaire.

S'il s'agit de partenaires privés

Si une thèse est financée par un partenaire privé, il se peut que le doctorant ait eu accès à certaines informations appartenant au partenaire privé ou à un tiers, soumises à une obligation de confidentialité. Il en va de même si des clauses contractuelles attribuent la propriété des résultats à une entreprise.

La Cellule Recherche examinera donc soigneusement avec le promoteur de thèse, l'ensemble des conditions dans lesquelles la thèse a été réalisée afin de respecter les engagements pris vis-à-vis du partenaire privé.  

Protection de certaines données à caractère privé

Dans le cadre de la réalisation de sa thèse, le doctorant peut-être amené à utiliser certaines données à caractère personnel : interviews, enquêtes, données médicales....

Il convient à cet égard et conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée, de prendre toutes les précautions utiles à la sauvegarde de la vie privée des sujets interviewés ou dont certaines données leur appartenant sont utilisées.

Utilisation d'éléments protégés par le droit d'auteur

Si les éléments intégrés dans la thèse sont protégés par le droit d'auteur, celle-ci doit avoir fait l'objet d'une autorisation expresse du titulaire des droits.

Néanmoins, si les éléments intégrés dans la thèse constituent des extraits, ceux-ci peuvent être intégrés librement s'ils le sont à titre de citation et moyennant la satisfaction des conditions cumulatives suivantes :

• la citation doit être courte
• la source doit être citée
• le but poursuivi doit être un but de critique, de polémique, d'enseignement ou le travail scientifique.

Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, il faudra demander l'autorisation au titulaire des droits d'auteurs sauf si l'auteur est décédé depuis plus de 70 ans, auquel cas l'oeuvre est entrée dans le domaine public. 

Personne de Contact

Pour toute question d'ordre juridique relative aux droits d'auteur et à la diffusion électronique des thèses, vous pouvez contacter Julie Dumont, Département Recherche au 02/650.45.77 -  jdumontadmin.ulb.ac.be