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Tableaux d'archivageCette page donne accès aux tableaux d'archivage recommandés par les Archives de l'ULB.
Tout document passe par 4 étapes : actif, semi-actif, semi-passif et inactif. Si les périodes de conservation actives et semi-actives peuvent être adaptées en fonction des besoins de chacun, il est important d'uniformiser les règles en ce qui concerne les documents inactifs.
Le tableau d'archivage est un outil de traçabilité et de maîtrise de l'information interne. Il détermine pour chaque service (ou fonction) et en concertation avec celui-ci, le cycle de vie des documents produits ou reçus dans le cadre de ses missions et attributions, depuis leur production ou leur réception jusqu'à leur élimination ou leur conservation définitive.
Tableau d'archivage abrégé
Tableau d'archivage détailléA. Dossier primaire : vous êtes le producteur du documentRemarque : en cas de destruction, des exemplaires témoins sont conservés. Actes de colloque2 + 5 + T Actif : 2 ans après la fin du colloque Semi-actif: 5 ans Final : = T. Conservation : procès-verbaux du comité organisateur, programme, actes, textes des conférenciers, listes des participants, état financier final. Actions judiciairesActif : X = fermeture du dossier Semi-actif = 30 ans Final= T. Conservation: proceéures, pièces produites, plaidoiries, transactions , quittances AlumniActif = 2 Semi-actif = 5 Final : T. Conservation: documents de promotion et de services rendus aux diplômés BrevetsX + 20 + T Actif : x = tant que le brevet est en vigueur Semi-actif : 20 ans - pas de tri Final : T = tri, conservation : certificat, documents de suivi ConventionsX + 10 + T Actif : x = tant que le dossier est d'actualité Semi-actif : 10 ans - pas de tri Final : T = tri, conservation des documents significatifs
CorrespondanceX + 5 + T Actif : x = tant que le dossier est d'actualité Semi-actif : 5 ans - pas de tri Final : T = tri, conservation des documents significatifs
Demandes de crédits, de subvention2 + 5 + T Actif : 2 ans après la clôture de l'opération Semi-actif : 5 ans - pas de tri Final : T = tri, conservation des documents significatifs
Dossier de référence (documentation de travail, articles, coupures de presse)X + 3 + D Actif : x = tant que le dossier est d'actualité Semi-actif : 3 ans - pas de tri Final : D = destruction
Dossier de travail (préparatoire à la réalisation de rapports, études,...)X + 3 + D Actif : x = tant que le dossier est d'actualité Semi-actif : 3 ans - pas de tri Final : D = destruction
Dossier thématiqueX + 5 + T Actif : x = tant que le dossier est d'actualité Semi-actif : 5 ans - pas de tri Final : T = tri, conservation des documents significatifs
Extraits de compte, opérations bancaires2 + 5 + D Actif : 2 ans après la clôture de l'opération Semi-actif : 5 ans - pas de tri Final : D = destruction, les informations se trouvent à la comptabilité dans les grands livres (= C)
Facture/ bon de commande2 + 5 + D Actif : 2 ans après la clôture de l'opération Semi-actif : 5 ans - pas de tri Final : D = destruction, les informations se trouvent à la comptabilité dans les grands livres (= C)
Formulaire d'inscription (à une activité, comme membre d'une association)X + D Actif : x = tant que le dossier est d'actualité Final : D = destruction
Procès-verbaux1 + 5 + C Actif : 1 an après son approbation, 1 exemplaire étant directement versé aux Archives Semi-actif : 5 ans - pas de tri Final : C = Conservation, élimination des documents de supports (lettres d'excuses, accusés de réception...)
Programme d'échange, dossier de l'étudiant2 + 3 + D Actif : 2 ans après la clôture de l'opération Semi-actif : 3 ans - pas de tri Final : D = destruction
B. Dossier secondaire : vous n'êtes pas le producteur du documentX + D Actif : x = tant que le dossier est d'actualité Final : D = destruction |
Le Catalogue des Archives
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Université Libre de Bruxelles - Bibliothèques
Dernière mise à jour : 23 janvier 2008
Tableau abrégé