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Tableaux d'archivage

Cette page donne accès aux tableaux d'archivage recommandés par les Archives de l'ULB

 

Tout document passe par 4 étapes : actif, semi-actif, semi-passif et inactif. Si les périodes de conservation actives et semi-actives peuvent être adaptées en fonction des besoins de chacun, il est important d'uniformiser les règles en ce qui concerne les documents inactifs.

 

Le tableau d'archivage est un outil de traçabilité et de maîtrise de l'information interne. Il détermine pour chaque service (ou fonction) et en concertation avec celui-ci, le cycle de vie des documents produits ou reçus dans le cadre de ses missions et attributions, depuis leur production ou leur réception jusqu'à leur élimination ou leur conservation définitive.  

 

 

 

 Tableau abrégé

 Tableau détaillé

 

 

Tableau d'archivage abrégé

TYPE DE DOSSIER

ACTIF

SEMI-ACTIF

SORT FINAL

Actes de colloque

2

5

C

Actions judiciaires

X

20

T

Alumni

X

5

T

Avis juridiques

X

10

T

Brevets

X

20

T

Conventions

X

10

T

Correspondance

X

5

T

Demande de crédits/subventions

2

5

T

Dossier de référence

X

3

D

Dossier thématique

X

5

T

Factures/ Bons de commande

2

5

D

Formulaire d'inscription

X

-

D

Procès-verbaux

1

3

C

Programme d'échange: dossier étudiant

2

3

D

 

 

  • X = tant que le dossier est d'actualité
  • C = conservation, élimination des documents de support
  • T = tri, conservation des documents significatifs
  • D = destruction, des exemplaires témoins sont conservés.

Tableau d'archivage détaillé

A. Dossier primaire : vous êtes le producteur du document

Remarque : en cas de destruction, des exemplaires témoins sont conservés.

Actes de colloque 

2 + 5 + T

Actif : 2 ans après la fin du colloque

Semi-actif: 5 ans

Final : = T. Conservation : procès-verbaux du comité organisateur, programme, actes, textes des conférenciers, listes des participants, état financier final.

Actions judiciaires

Actif : X = fermeture du dossier

Semi-actif = 30 ans

Final= T. Conservation: proceéures, pièces produites, plaidoiries, transactions , quittances

Alumni

Actif = 2

Semi-actif = 5

Final : T. Conservation: documents de promotion et de services rendus aux diplômés 

Brevets

X + 20 + T

Actif : x = tant que le brevet est en vigueur

Semi-actif : 20 ans - pas de tri

Final : T = tri, conservation : certificat, documents de suivi 

Conventions

X + 10 + T

Actif : x = tant que le dossier est d'actualité

Semi-actif : 10 ans - pas de tri

Final : T = tri, conservation des documents significatifs

 

Correspondance

X + 5 + T

Actif : x = tant que le dossier est d'actualité

Semi-actif : 5 ans - pas de tri

Final : T = tri, conservation des documents significatifs

 

Demandes de crédits, de subvention

2 + 5 + T

Actif : 2 ans après la clôture de l'opération

Semi-actif : 5 ans - pas de tri

Final : T = tri, conservation des documents significatifs

 

Dossier de référence (documentation de travail, articles, coupures de presse)

X + 3 + D

Actif : x = tant que le dossier est d'actualité

Semi-actif : 3 ans - pas de tri

Final : D = destruction

 

Dossier de travail  (préparatoire à la réalisation de rapports, études,...)

X + 3 + D

Actif : x = tant que le dossier est d'actualité

Semi-actif : 3 ans - pas de tri

Final : D = destruction

 

Dossier thématique

X + 5 + T

Actif : x = tant que le dossier est d'actualité

Semi-actif : 5 ans - pas de tri

Final : T = tri, conservation des documents significatifs

 

Extraits de compte, opérations bancaires

2 + 5 + D

Actif : 2 ans après la clôture de l'opération

Semi-actif : 5 ans - pas de tri

Final : D = destruction, les informations se trouvent à la comptabilité dans les grands livres (= C)

 

Facture/ bon de commande

2 + 5 + D

Actif : 2 ans après la clôture de l'opération

Semi-actif : 5 ans - pas de tri

Final : D = destruction, les informations se trouvent à la comptabilité dans les grands livres (= C)

 

Formulaire d'inscription (à une activité, comme membre d'une association)

X + D

Actif : x = tant que le dossier est d'actualité

Final : D = destruction

 

Procès-verbaux

1 + 5 + C

Actif : 1 an après son approbation, 1 exemplaire étant directement versé aux Archives

Semi-actif : 5 ans - pas de tri

Final : C = Conservation, élimination des documents de supports (lettres d'excuses, accusés de réception...)

 

Programme d'échange, dossier de l'étudiant

2 + 3 + D

Actif : 2 ans après la clôture de l'opération

Semi-actif : 3 ans - pas de tri

Final : D = destruction

 

B. Dossier secondaire : vous n'êtes pas le producteur du document

X + D

Actif : x = tant que le dossier est d'actualité

Final : D = destruction

 

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    Dernière mise à jour : 23 janvier 2008