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Bibliothèques de l'ULB > Bibliothèque électronique > Dépôt institutionnel (DI-fusion) > Guide du déposant

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Guide du déposant - Encoder dans DI-fusion

Qui peut déposer dans DI-fusion

Tout chercheur/enseignant de l'ULB ayant un compte email ULB actif peut encoder ses références bibliographiques et déposer ses publications dans DI-fusion, quelle que soit sa discipline. 

 

Depuis le 1 janvier 2013, la liste des publications générée par DI-fusion est la seule officielle au sein de l’ULB pour chaque chercheur, et chacun(e) est désormais responsable de sa mise à jour. Ainsi, si vous postulez pour n’importe quel dossier de candidature (FNRS, PAI-ULB, etc.), vous devrez joindre à votre dossier la liste de vos publications extraite à partir de DI-fusion.

 

Par ailleurs, le FNRS a adopté son nouveau  Règlement relatif à l'application de la politique de libre accès (open access) aux publications scientifiques issues des programmes de recherche soutenus par le F.R.S.-FNRS et les fonds associés en 2013 : si vous travaillez à l'ULB et êtes financé par le FNRS, vous devrez également déposer dans DI-fusion les textes complets rendant compte de vos recherches. Plus d'informations ? Consultez le billet  Open Access et FNRS en pratique et la  section du site web du FNRS consacrée aux appels.

 

Lorsqu'une personne quitte l'Université, elle ne peut plus faire de dépôt dans DI-fusion, l'accès comme déposant y étant terminé en même temps que son compte email ULB. Les références encodées et les textes déposés demeurent dans DI-fusion, puisqu'ils font partie de la production scientifique de l'ULB.

 

Choisir un délégué pour l’encodage de vos publications dans Mon DI-fusion

Si vous êtes chercheur ou enseignant à l’ULB, vous avez la possibilité de permettre à une autre personne d’encoder pour vous vos publications dans  Mon DI-fusion – et d’accéder aux services à valeur ajoutée disponibles auxquels vous avez accès ; nous désignons cette personne comme votre délégué.

 

Importante remarque : une personne ne peut être déléguée qu'à condition qu'elle même soit en capacité de s'authentifier dans Mon DI-fusion, elle doit donc être sous contrat à l'ULB.

Une fois l’autorisation implémentée dans le système, votre délégué s’authentifie avec ses login et mot de passe dans Mon DI-fusion, et peut ensuite choisir d’encoder pour vous. Les publications encodées par le délégué apparaîtront dans votre environnement Mon DI-fusion. Vous gardez bien entendu la possibilité de vous authentifier dans Mon DI-fusion à tous moments, afin d’encoder / modifier vos publications et de profiter des services à valeur ajoutée disponibles.

Pour choisir un délégué, merci de remplir le formulaire ci-dessous. Une fois la demande envoyée, vous recevrez une demande de confirmation par mail et l’autorisation ne sera implémentée qu’après avoir reçu votre confirmation ; votre délégué, ainsi que vous-même, seront informés dès que l’autorisation est implémentée.

Vous souhaitez résilier une permission de délégation ? Envoyez un mail sur  di-fusion(at)ulb.ac.be avec votre demande.

Que peut-on déposer dans DI-fusion?

DI-fusion a été développé pour recueillir un large éventail  de la production scientifique de l'Institution. Pour cela,  huit types de documents et une trentaine de sous-types ont été définis de manière à pouvoir recueillir ces publications aux spécificités différentes.  Vous avez également la possibilité de joindre des fichiers à ces références . 

 

Versions des publications déposées

Différentes versions d'une publication peuvent être déposées :

  • « preprint » : manuscrit soumis pour publication
  • « postprint » : manuscrit final révisé par les pairs, tel qu'accepté pour publication dans une revue mais non encore mis en page par l'éditeur ; appelé aussi « version auteur » 
  • « pubprint » : version de l'éditeur, telle que publiée avec la mise en page de l'éditeur (en général, un document PDF) ; appelé aussi « version éditeur »

   

Remarque : il est également conseillé de stocker dans DI-fusion, en accès bloqué, les contrats / licences signées avec les éditeurs. De cette façon, il est toujours possible de vérifier quel(s) droit(s) ont été cédé(s) aux éditeurs pour une publication particulière... et de s'en inspirer pour les contrats liés aux publications futures.

Quel accès peut-on octroyer aux documents déposés ?

Trois types d'accès peuvent être définis :

 

  •   Internet : votre document est consultable par tous sur internet (= Open Access)
  •   Intranet ULB : votre document n'est accessible qu'en intranet, consultable uniquement par les membres de la communauté ULB
  •   Non visible : votre document n'est accessible que par vous-même (= archivage personnel)

 

En application du Règlement de Propriété intellectuelle de l'ULB, l'auteur ouvrira l'accès internet aux publications déposées dans DI-fusion, dans le respect des droits d'auteur et des conditions des éditeurs. Pour plus d'informations sur la gestion des droits d'auteur, voir  Guide juridique et  Politique open Access de l'ULB.

Choix du type de document

Il est important de bien choisir son type de document en fonction de la publication à décrire (par exemple, le type article dans une revue avec comité de lecture permet d’indiquer dans quelle revue l’article a été publié, alors qu’aucun titre de revue ne peut être attribué si le type Monographie ouvrage à titre de seul auteur a été sélectionné).

 

Par ailleurs, choisir le bon type de document permet de sortir une liste de publications correcte, qui pourra être immédiatement utilisée pour produire les CVs ULB, les dossiers FNRS… et pour l’évaluation de la Recherche.

 

« Pour remplir le formulaire de description du document dans le dépôt institutionnel, nous vous conseillons de partir de la référence bibliographique de votre document.  Vous la découpez alors en petits morceaux et vous placez ceux-ci dans les cases correspondantes du formulaire par copier-coller, en retirant les points finaux et les guillemets.  Si vous hésitez entre plusieurs cases pour insérer un élément, nous vous conseillons de n’insérer celui-ci que dans une seule. Pour les auteurs, les titres de revue et les codes CREF, vous utilisez les petits modules vous permettant de choisir la forme unique correspondante.  S’il manque des champs obligatoires, le logiciel vous l’indiquera lorsque vous validerez vos données.»

Index des différents types de documents

Pratiques d’encodage recommandées

Pour le bon déroulement de votre encodage, il est nécessaire de suivre les règles suivantes : 

  • Utilisation des majuscules en conformité avec les usages de la langue dans laquelle l’information est donnée (respect des règles d’orthographe en anglais…)
  • Encodage des mots-clés si possible au moins en français ou en anglais quelle que soit la langue de la publication
  • Si votre publication porte notamment sur un ou plusieurs domaines de recherche liés aux études de genre (étude sur les femmes, sociologie de la famille, stéréotypes, discriminations ou violences sexistes, LGBT, etc.), veuillez entre autres sélectionner le code CRef 5358 – Etudes-femmes
  • Encodage des noms de familles des auteurs en Minuscules. Prénoms/initiales : le cadre Initiales n’est rempli que lorsque les prénoms se présentent sous la forme d'un prénom complet ET une initiale, p.e. Peterson John C. : Nom : Peterson ; Prénom : John ; Initiales : C.
  • Pas de guillemets dans les titres (sauf si ces derniers font partie du titre d’origine)
  • Pour les calendriers, introduisez les dates au format "année - mois - jour" (2008-06-28)
  • Si pas de norme, nous recommandons : ISO 690 (Z 44-005)
  • Numérotation des pages : introduire les n° de pages en chiffres arabes, sans ajouter de mention de page (p, pp ou autre) et séparés par des tirets s'il s'agit d'un intervalle de pages. Si la pagination est dans un autre format (p.e., dans le cas d’un supplément, sous la forme A22 – A55 ; ou pagination en chiffres romains V-XV), traduire la pagination en chiffres arabes (soit, dans les 2 exemples donnés : 22-55 et 5-15). Il est alors possible d'ajouter un message dans les notes pour signaler le changement effectué dans le format de la pagination. Pour les articles, indiquer les numéros de page de début et fin (le cas échéant : séparer alors les deux informations par un tiret). Pour les ouvrages en plusieurs volumes, il est possible d'indiquer le nombre de pages de chacun des volumes en les séparant par une virgule (pas d'espace ou d'autre caractère, p.e. : 345,322 si le 1er volume comporte 345 pages et le second 322)
  • Numérotation d'un périodique : mêmes règles que pour la numérotation des pages
  • Numérotation des volumes d'un périodique : mêmes règles que pour la numérotation des pages
  • Nombre de volumes : en chiffres arabes sans aucun caractère supplémentaire.

 
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Dernière mise à jour : 19 janvier 2017