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Bibliothèques de l'ULB > Cellules  > Acquisitions > Comment commander un livre ou un périodique ?

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Comment commander un livre ou un périodique?

Les crédits bibliothèques

Les différents crédits

Le budget ordinaire

La politique d'acquisition documentaire de l'Université s'appuie essentiellement sur le budget ordinaire des bibliothèques. Le budget est réparti chaque année entre les diverses facultés.

 

Jusqu'en 1997, l'ULB a utilisé une méthode d'indexation uniforme du budget des bibliothèques.

 

Depuis 1998, les dépenses documentaires des bibliothèques sont orientées sur la base d'une politique de maintien du "pouvoir d'achat" documentaire.

 

Cette méthode vise à :

  • maintenir le pouvoir d'achat documentaire de chaque faculté
  • considérer séparément le problème de l'indexation des livres, des suites et des périodiques
  • calculer l'indexation nécessaire de manière prévisionnelle pour chaque faculté

 

La notion de « pouvoir d'achat constant » implique que toute souscription de nouveaux abonnements de périodique soit compensée par l'annulation, à due concurrence, d'autres abonnements, à moins que cette compensation ne s'effectue, également à due concurrence, par des débits effectués sur les autres lignes documentaires (livres ou suites).

 

Toute demande d'achat sur un budget facultaire doit être contresignée par le délégué facultaire (un membre du corps enseignant, qui représente sa faculté au Conseil des Bibliothèques).

 

Pour les nouveaux abonnements à des périodiques, la décision est prise en dernière instance par la Commission facultaire ou interfacultaire de la Bibliothèque intéressée.

Les crédits extraordinaires

La Bibliothèque dispose également de crédits extraordinaires. Ces crédits servent à couvrir l'achat

  • de livres pour de nouveaux enseignements
  • d'ouvrages destinés spécialement aux étudiants.

 

Ils sont octroyés par le Conseil de l'Information documentaire.

 

Les demandes de crédit pour nouveaux enseignements peuvent être introduites 2 fois par an (aux environs de novembre et mai/juin). Les dates d'échéance sont communiquées via les secrétariats facultaires.

 

Aucune dépense récurrente n'est admise sur les crédits extraordinaires (pas d'ouvrage à suite, pas de périodique).

 

Une partie du crédit extraordinaire des bibliothèques est réservée à l'achat d'ouvrages commandés à l'initiative de professeurs ayant une nouvelle charge d'enseignement.

 

Chaque demande ne peut excéder 500 €. Le Conseil de l'Information documentaire examine ensuite l'ensemble des demandes et, après son accord, le Département des Acquisitions procède aux commandes des ouvrages. Les professeurs demandeurs sont avertis de la décision du conseil.

 

Rappelons que les ouvrages sollicités ne peuvent entraîner de dépense récurrente; les ouvrages à suite et les périodiques sont donc à exclure.

 

Vous pouvez compléter le  formulaire (version word) et le renvoyer à

 

Le crédit de documentation électronique

Depuis quelques années, la bibliothèque dispose d'un budget pour la documentation électronique. Ce budget permet l'acquisition de bases de données sur cd-rom et via internet. Ces produits sont dans la plupart des cas des publications en série mises à la disposition des lecteurs dans les bibliothèques. Une part importante de ces bases de données sont accessibles en réseau pour plusieurs utilisateurs simultanés, voire en licence de site pour l'Université.

Qui peut introduire une demande d'achat sur un crédit de bibliothèque et comment les introduire ?

La sélection de la documentation à acquérir est faite par les membres du corps enseignant et par les bibliothécaires en charge du développement des collections. Ils doivent veiller à ce que les ouvrages et périodiques importants relatifs aux disciplines enseignées à l'Université soient acquis.

Pour le budget ordinaire

Pour les livres :

 

Les demandes doivent être introduites via  Acoué qui est le service de demande d'achat en ligne - sur l'Intranet de l'université. Il permet l'encodage et le traitement des demandes.

 

Toutes les demandes d'achats, émanant des membres du corps enseignant, doivent être contresignées électroniquement via Acoué par le professeur délégué de la Faculté ou par le représentant d'un Institut ou d'une Ecole.

 

Après avoir fait contresigner leurs demandes électroniquement via Acoué par le délégué facultaire, celles-ci sont automatiquement transmises  au Département des Acquisitions des Bibliothèques.

 

Pour tout renseignement, veuillez consulter le  manuel d'utilisation. Vous pouvez le cas échéant vous adresser à M. Philippe Noël ( pnoelulb.ac.be).

 

Les autres membres de la Communauté universitaire peuvent quant à eux faire parvenir des suggestions d'achats auprès de la bibliothèque concernée ou au Directeur des Bibliothèques.


Pour les périodiques :

Les nouvelles demandes concernant des abonnements à des périodiques doivent être approuvées par les commissions de bibliothèques dont dépendent les cinq bibliothèques facultaires ou interfacultaires.

Ressources bibliographiques extérieures

De nombreuses ressources bibliographiques sont accessible via Internet afin de vous aider à rédiger de manière précise vos demandes d'achat. Voici quelques liens vers des catalogues de bibliothèques ou d'éditeurs.

Catalogues de bibliothèques

 Catalogues des bibliothèques en Belgique

 Catalogues de bibliothèques de pays européens

 The European Library : catalogues des bibliothèques nationales d'Europe

 Catalogues dans le monde

 UCB pathfinder. University of California : excellent catalogue web

Catalogues d'éditeurs

 Des liens vers les sites de nombreux éditeurs du monde entier

Librairies en ligne

 Les Presses Universitaires de Bruxelles (PUB) - asbl

 Une sélection de librairies françaises et étrangères dans les Signets de la BNF

 

Attention : pour tout achat de livres ou périodiques sur un crédit bibliothèque, il est strictement interdit de passer commande directement chez les libraires et/ou éditeurs.

Où sera déposée la publication commandée sur crédit bibliothèque ?

Dans une bibliothèque, bien sûr ...

 

Les ouvrages ou périodiques acquis doivent obligatoirement être enregistrés et figurer dans CIBLE. En outre, sauf dérogation du Directeur des Bibliothèques, ils doivent être déposés, soit dans l'une des quatre bibliothèques facultaires, soit dans une bibliothèque reconnue.

Les autres crédits

Les principes

Les livres et périodiques acquis sur leurs crédits propres par les services représentent une part non négligeable du capital documentaire de l'Université.

 

Dans ce domaine, la Bibliothèque souhaite agir avec pragmatisme et concilier, dans toute la mesure du possible, des impératifs et des intérêts parfois contradictoires :

  • chaque service souhaite disposer rapidement et directement de la documentation qu'il acquiert sur ses crédits propres;
  • chacun dans l'Université souhaite avoir connaissance et avoir accès à la totalité de l'information scientifique et technique existant à l'ULB;
  • l'Université doit dresser et tenir à jour l'inventaire de son patrimoine.

Comment procéder pour acheter une publication sur un crédit de service?

Tout achat documentaire sur compte de service se fait au moyen d 'un  bon gris.

 

Il convient de distinguer deux situations :

L'achat d'un périodique

Pour l'achat de périodiques sur leurs crédits propres, les services ont la possibilité de :

 

  • Charger le Département des Acquisitions de la commande

    Il suffit d'envoyer un  bon gris, lisiblement et complètement rempli, au Département des Acquisitions - Périodiques (CP 180), qui se chargera d'effectuer la commande auprès des fournisseurs habituels et de veiller à l'enregistrement des périodiques acquis.

    En suivant cette procédure, vous pourrez bénéficier de meilleurs prix et du suivi de la commande auprès des fournisseurs et des éditeurs.
  • Passer directement commande auprès du fournisseur de leur choix

    Dans ce cas, un bon gris de régularisation sera envoyé au Département des Acquisitions - Périodiques, accompagné de l'original de la facture.

L'achat d'un livre

Dans ce cas, il y a lieu de faire une distinction entre les services qui souhaitent ou pas que leurs ouvrages soient répertoriés dans CIBLE.

En 1997, un formulaire d'enregistrement des entités souhaitant être reconnues comme bibliothèque dans CIBLE a été envoyé aux divers responsables de services. Les critères de reconnaissance de « bibliothèque locale » sont :

  • accessibilité à la communauté universitaire
  • horaire d'ouverture régulier, d'au moins dix heures par semaine
  • possibilité d'emprunter les ouvrages ou de les consulter sur place

 

Liste des bibliothèques locales actuelles recensées dans CIBLE.
Pour tout renseignement complémentaire, contacter M. Philippe NOEL (tél. 2340 - Département des Acquisitions - CP 180).

 

Votre service souhaite que l'ouvrage à acheter soit répertorié dans CIBLE

 

Veuillez avant tout cocher sur le  bon gris :

 

Les services ont la possibilité de :

  • Charger le Département des Acquisitions de la commande

    Il suffit d'envoyer un  bon gris, lisiblement et complètement rempli, au Département des Acquisitions - Monographies, qui se chargera d'effectuer la commande auprès des fournisseurs habituels et de veiller à l'enregistrement des ouvrages acquis.

    En suivant cette procédure, vous pourrez bénéficier de meilleurs prix et du suivi de la commande auprès des fournisseurs et des éditeurs.
  • Passer directement commande auprès du fournisseur de leur choix

    Vous pouvez dans ce cas :
  • Adresser directement votre  bon gris aux  PUB (CP 149)
    Les PUB prennent en charge votre commande et vous avertissent dès que l'ouvrage est disponible. Ils transmettent ensuite au Département des Acquisitions le bon gris de régularisation, la facture, ainsi que les photocopies nécessaires au catalogage des ouvrages.
  • Adresser votre commande à un autre fournisseur.
    Votre service devra dès lors envoyer au Département des Acquisitions - Monographies un  bon gris de régularisation, la facture et la photocopie de la page de titre et du verso de la page de titre pour catalogage.

Page de titre

Pour cataloguer un livre, les informations suivantes sont vitales :

 

  • le titre
  • les auteurs
  • l'ISBN ou ISSN
  • la collection
  • la maison d'édition, le lieu, la date
  • le n° de la dernière page de l'ouvrage (chiffres arabes)

 

N.B. Lors d'un congrès, d'un déplacement à l'étranger, il est souvent possible d'acheter directement des publications.

 

La procédure à suivre sera la même que lors d'une commande directe: la facture acquittée ou la preuve de paiement, ainsi que la photocopie de la page de titre, seront jointes au bon gris de régularisation.

 

Votre service ne souhaite pas que l'ouvrage à acheter soit répertorié dans CIBLE

 

Veuillez avant tout cocher sur le  bon gris :

 

Vous pouvez dans ce cas :

 

  • Adresser directement votre bon gris aux  PUB (CP 149).
  • Adresser votre commande à un autre fournisseur. Votre service devra dès lors envoyer au Département des Acquisitions - Monographies un  bon gris de régularisation ainsi que la facture.

 
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Dernière mise à jour : 12 avril 2017